Brief na stworzenie strony www, czyli jak wizję ubrać w konkrety

„Nie ma Cię w intrenecie, to nie istniejesz” – to powiedzenie znamy wszyscy 😉 Możemy się z tego śmiać, ale prawda jest taka, że potencjalny klient zaczyna od sprawdzenia strony internetowej firmy, zanim podejmie decyzję zakupową czy zdecyduje się na współpracę. Strona internetowa to wizytówka firmy. Dlatego warto poświęcić trochę czasu i dobrze zastanowić się, jakie zadania ma ona spełniać i co chcemy na niej prezentować, zanim zlecimy agencji przygotowanie projektu naszej witryny.

Do tego pomocny będzie brief, dzięki któremu firma czy osoba, której zleciliśmy projekt, zapozna się z naszą wizją. To stanowczo usprawni pracę nad stroną i zmniejszy liczbę poprawek.

Co to jest brief strony www?

Brief strony www to czytelny i kompleksowy spis oczekiwań dotyczących naszej witryny. W dokumencie zawarte są informacje, które pomogą project managerowi, a finalnie webdeveloperowi i grafikowi stworzyć stronę, która będzie realizowała cele biznesowe klienta.

Znajomość tych założeń oraz preferencji zlecającego pozwoli firmie lepiej i precyzyjniej wykonać projekt. Dlatego wiele agencji ma gotowy szablon, który zbiera te najważniejsze informacje i na każdym etapie prac pozwoli odwołać się do spisanych założeń. Często jest on mocno rozbudowany, ponieważ agencja chce jak najdokładniej poznać oczekiwania klienta. Doświadczony partner pomoże doprecyzować niektóre zagadnienia, aby gotowy projekt jak najpełniej realizował cele biznesowe firmy.

Typ serwisu i cel

Agencja, której zlecamy wykonanie naszej witryny musi wiedzieć, co tak naprawdę ma stworzyć. Czy jest to strona firmowa, landing page, blog, a może sklep internetowy?

Warto odpowiedzieć sobie na pytanie „czego oczekuję od mojej strony”. W niektórych przypadkach wystarczy jedynie zwykła wizytówka, np. warsztaty samochodowe czy salony fryzjerskie budują proste strony z prezentacją oferty. W przypadku większych organizacji czy bardziej specjalistycznych przedsiębiorstw potrzebny będzie rozbudowany projekt zawierający wiele podstron. Jeśli natomiast chcemy sprzedawać online, potrzebujemy funkcjonalności sklepu internetowego.

Zwróćmy uwagę, że informacja dotycząca celu projektowanej strony wpłynie na wybór technologii oraz jej formę.

Tak się dzieje w przypadku stworzenia nowej strony, ale jeśli potrzebna jest przebudowa istniejącego projektu, to niezbędne są dodatkowe informacje, m.in. jaki jest powód tej przebudowy i co ma zostać zmienione. Pamiętajmy, że im konkretniejsze informacje dostarczy firma, tym finalny projekt będzie bliższy jej oczekiwaniom.

Grupa docelowa

Firma świetnie zna swoich klientów. Warto, aby project manager zarządzający budową strony także zrozumiał ich specyfikę. Dlatego ważne jest dokładne opisanie, do kogo kierujemy swój komunikat. Wiek, płeć, wykształcenie, ale też poziom dochodów czy kraj – to informacje, które pomogą dostosować projekt do klienta docelowego. Te informacje wpływają nie tylko na funkcjonalności nowej strony, ale też na dobór kolorystyk i czcionki, układ menu i zawarte treści.

Aspekty techniczne

Stworzenie strony to dopiero początek pracy. Musimy wykupić domenę – unikalną nazwę oraz hosting, czyli miejsce na serwerze. Firma przygotowująca stronę będzie potrzebowała dostępu do tych danych (login, hasło). Zadbajmy również o certyfikat SSL, który pozwoli na przeglądanie strony poprzez bezpieczny, szyfrowany protokół https.

Warto też na tym etapie ustalić, jakie zmiany firma chce wprowadzać samodzielnie, np. dodawania artykułów blogowych czy zdjęć i opisów produktów – do tego służy panel CMS, a co będzie musiał zrobić developer.

Konkurencja i benchmarki

Opisując swoją działalność, warto podać krótką charakterystykę oferowanych produktów oraz branży, podać czołowych konkurentów z ich stronami internetowymi.

Podkreślmy też to, co wyróżnia nasza firmę na tle konkurencji. To podstawowy element całej strategii marketingowej, a więc i strony. Dzięki temu twórca witryny będzie wiedział, jaki ma być najważniejszy komunikat. Jakie reakcje chcemy wywołać u odbiorcy? Co jest naszą mocną, a co słaba stroną?

Analizując konkurencję, przyjrzyjmy się ich stronom. Może są wśród nich takie, którymi warto się zainspirować, a może pomogą określić, na jakie błędy ma zwrócić uwagę project manager?

Pokażmy benchmarki, strony polskie i zagraniczne, które są wg nas atrakcyjne wizualnie i funkcjonalnie. Ale tu warto podać konkrety, czyli np. ciekawy sposób prezentacji oferty, sposób dodawania produktów do koszyka czy przejścia do poszczególnych podstron. Odnieśmy to do elementów, które chcemy umieścić na swojej stronie.

Treści i grafika do projektu

Zanim grafik zacznie projektować stronę, będzie potrzebował materiałów, takich jak:

• Kolorystyka – jakie kolory powinny dominować? Czy są powiązane z logotypem? Jasne czy ciemne? Chcemy podkreślić dynamizm czy raczej uspokoić odbiorcę?
• Layout – czy agencja ma stworzyć go na potrzeby klienta od podstaw czy bazujemy na gotowych rozwiązaniach?
• Logotyp, favicon – czy są gotowe czy trzeba zaprojektować/odświeżyć? Pamiętajmy przy tym o różnych formatach i księdze znaku, jeśli mamy, czyli możliwych formach jego użycia.
• Grafiki na stronę – jakie grafiki, zdjęcia chcemy umieścić na nowej stronie? Czy agencja otrzyma je od klienta czy może konieczne jest ich zakupienie lub przygotowanie?
• Czcionki – czy są preferowane określone czcionki? Jeśli tak, konieczne będzie ich przesłanie.
• Treści – w briefie koniecznie trzeba umieścić informacje, co ma się znaleźć na stronie,  jaka treść i obrazy mają być uwzględnione na danej podstronie. Warto także od razu zaplanować, czy strona będzie w kilku wersjach językowych. Ustalmy także, kto opracowuje te treści.

Układ strony – zaplanujmy takżeelementy witryny, takie jak: blog, formularz kontaktowy, strona logowania itp. Jakiego rodzaju dane mają znajdować się na stronie?

Funkcjonalność strony

Warto zastanowić się i wypisać, jakie funkcjonalności będą pogrzebne na nowej stronie. Bez tej informacji projektant strony nie będzie wiedział, jak zaprojektować architekturę informacji.

Musimy zdecydować, czy potrzebujemy np.:

• bloga,
• zakładki z aktualnościami,
• wyszukiwarki z filtrami,
• systemu sortowania,
• możliwości rejestracji klientów,
• formularza kontaktowy,
• zapisu na newsletter,
• możliwości użycia kodów rabatowych,
• obsługi zamówień/reklamacji,
• dodatkowej wersja językowej strony,
• dodawanie opinii, recenzji,
• połączenie strony z usługą zewnętrzną typu CRM, księgowość, Google Analytics, media społecznościowe itp.

Ważne jest tutaj, aby podać jak najwięcej szczegółów – funkcjonalność bloga jest dość oczywista, ale być może potrzebny będzie rozbudowany mechanizm wyszukiwarki z różnymi parametrami.

Terminy i budżet

Na początku współpracy konieczne jest ustalenie przewidywanego terminu zakończenia projektu. Wpisanie się w ramy czasowe pomoże zorganizować pracę zarówno po stronie agencji, jak i zleceniodawcy. Ważne też, aby podać uwarunkowania terminu, np. zaplanowana kampania. Wówczas project manager będzie wiedział, jakie są ramy czasowe projektu.

Koszt strony internetowej zależy od wielu czynników. Im bardziej oryginalny i skomplikowany projekt, tym drożej. Dlatego warto zastanowić się, czy w naszej sytuacji naprawdę taki rozbudowany projekt jest potrzebny. Często prostsze strony okazują się skuteczniejsze. Na budżet wpływ mają też wymagania  techniczne, contentowe, ale także takie jak zakup zdjęć czy opracowanie nietypowych funkcjonalności..

Budżet powinien być zaplanowany i podany wykonawcy strony przed przystąpieniem do pracy. Wówczas będzie on wiedział, jakie mechanizmy, techniki i zasoby może użyć do stworzenia projektu. To oczywiście wiąże się z pewnymi obawami, że zaproponowany przez wykonawcę projekt uwzględni 100% podanej kwoty. Dlatego tak ważne jest podjęcie współpracy z doświadczonym i uznanym zespołem, który doradzi najlepsze rozwiązania, podpowie, gdzie nie warto zakładać wysokich kosztów, a gdzie lepiej można alokować zasoby.

Agencja, która będzie projektowała stronę powinna też wiedzieć, jak będzie wyglądało długofalowe utrzymanie firmowego serwisu. Kto będzie odpowiadał za zarządzanie stroną? Czy firma jest zainteresowana fachową opieką ze strony agencji?

Warto też rozważyć dodatkowe usług, które może zaoferować agencja, np. prowadzenia kampanii, pozycjonowanie, przygotowanie banerów.

Podczas realizacji każdego projektu potrzeby jest plan działania. Taką rolę w tym przypadku spełnia brief. Czytelna komunikacja między klientem a agencją to połowa sukcesu. Pomocne w tym będzie również określenie po obu stronach osób kontaktowych, które będą pilnowały założeń i sposobu ich realizacji. Pamiętajmy, że brief strony internetowej to początek drogi do dobrego, spełniającego wymagania klienta projektu. Po drugiej stronie potrzebny jest wiarygodny partner, który zrozumie jego cel i zaproponuje optymalne rozwiązania.

Tu możesz pobrać brief dotyczący przygotowania strony internetowej przez naszą agencję. Pamiętaj, że im dokładniej określisz swoje oczekiwania i cel projektu, tym lepiej sprostamy Twoim oczekiwaniom.